Как да планираме приоритетите си?

 

„Няма нищо толкова безполезно, колкото вършенето с голяма ефективност на нещо, което въобще не трябва да се върши.“

                                                                                                                                                                                                                                        Питър Дакър

 

 Не можем да не се съгласим с твърдението на Питър Дракър, един от най-значите теоретици на мениджмънта. И за да не изпадаме в подобна на описаната от него ситуация е важно да умеем да планираме приоритетите си.                                             

Проблемът е  в това, че времето не достига!  Време не можеш нито да купиш, нито да вземеш назаем.

Именно затова пълноценната употреба на времето е в основата на ефективността на мениджъра.

Подреждането на задачите по приоритети ни позволява да насочим нашето време и усилия към решаването на по-важните и по-спешни задачи

Така, в края на деня ще са останали несвършени по-маловажните и по-малко спешни задачи, а нашата ефективност ще расте.

В този процес особено полезна е Матрицата Спешно/Важно

Какво се случва в отделните квадранти?

Квадрант 1.

Тук се намират задачите, които са спешни и важни. 

Колкото по-слабо планираме толкова повече нараства дела на Квадрант 1. 

Задачите, попадащи в този квадрант “сами ни гонят” и изискват полагащото им се време.

Квадрант 2.

Задачи, които са важни, но не изглеждат спешни!?

Тук са дейностите като дългосрочно планиране, промени в структурата на фирмата и процесите, откриване на нови и закриване на губещи дейностиобучения, тренинги.

Квадрант 2 не поставя към мениджърите времеви натиск и по тази причина често бива пренебрегван.

Резултатът е повече спешност, повече стрес, повече грешки, по-ниска ефективност и прегряване.

Квадрант 3.

Спешните и маловажни задачи пораждат усещане за личностна значимост.

Адреналинът, породен от спешността на задачата заличава спомена за маловажността на задачата.

Мениджърите, които отдават приоритет на спешни и маловажни задачи откриват след година-две, че конкурентите са ги изпреварили и тяхната мениджърска позиция е застрашена.

За да се справят с тези предизвикателства мениджърите задължително трябва да умеят да делегират.

Квадрант 4.

Задачите не са нито важни, нито спешни. Те могат да бъдат отложени във времето. Това изисква от нас умението да можем да казваме „Не“.

Представете си, че всички във фирмата се захванат да вършат само не спешни и маловажни задачи. 

Колко време ще просъществува фирма, в която няма кой да свърши важните и спешни задачи?

Искаме да планираме задачите за следващата седмица... От къде да започнем?

От Квадрант 2

Задачите в Квадрант 1 сами са определили неотложността си – тях трябва само да ги отразим в календара.

Ако не планираме дейностите от Квадрант 2 ще позволим на спешните, но маловажни задачи от Квадрант 3 да превземат ежедневието ни и да попречат на личната ни ефективност и на възхода на отдела, фирмата.

Кога и как да правим седмичното планиране?

Петък е добър вариант, след приключване на текущата седмица. 

Първо преглеждаме изпълнението на задачите от текущата седмица, спазили ли сме приоритетите?!

В понеделник трябва да сме с ясна мисъл относно предстоящите ни важни и спешни или важни и неспешни задачи.

Правила за седмично планиране

Планът се записва (по дати и часове:“от ”-“до”).

Да се планират времеви блокове – напр. 90 минути за важна и неспешна задача (без прекъсване).

Бъдете последователни – спазвайте графика си.

И не на последно място:  Планирайте време за планиране – напр. 10  минути в Петък.

Когато имате яснота как да се отнасяте към различните си задачи, ще успявате да държите контрола върху най-съществените аспекти от бизнеса, което е определящо за високата ви ефективност като мениджър и в крайна сметка предопределя успеха на бизнеса ви.

Повече за предлаганите от нас ОБУЧЕНИЯ ЗА ЕФЕКТИВЕН МЕНИДЖМЪНТ можете да научите ТУК.