Полезни съвети при имейл комуникацията

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

 Защо и-мейлът е толкова важен в бизнес комуникацията?            

За разлика от разговорите по телефона, и-мейлите могат да се запазват – било то в електронен вид или като разпечатки, поради което не бива да се отнасяме към тях лекомислено. Според едно скорошно проучване на “Ърнст енд Янг”, 36% от запитаните служители отговарят, че използват и-мейлът по-чест от всеки друг инструмент за общуване, включително и от телефона. 

Как да направим и-мейла вълнуващ, изразителен и въздействащ?

   1. Предварително помислете какво възнамерявате да напишете

  • Покривайте само едно тема с един и-мейл

2. Ако давате инструкции, уверете се, че получателят ще разбере ясно:

  • какви действия изисквате от него
  • в какъв срок
  • на какви интервали да Ви информира за етапа на извършване на възложената работа
  • в какви случаи да търси отново взаимодействие с вас

3. Предварително помислете какво възнамерявате да напишете

  • Ако отговаряте на запитване, постарайте се да предоставите цялата очаквана от Вас информация.
  • Планирайте съобщението също толкова внимателно, колкото и стандартното писмо.

4. Поставяйте съдържателни заглавия

  • Вашият кореспондент може да получава десетки, ако не и стотици и-мейли на ден.
  • За да си гарантирате, че ще отдели на Вашето съобщение необходимото внимание, използвайте заглавие, което да привлече погледа му.
  • Например:
  • “В отговор на Ваш имейл от 25.06”
  • “Приходи от продажби за м. юни”

5. Относно съдържанието

  • Използвайте къси и енергични изречения.
  • Бъдете изчерпателни, кратки и ясни.
  • Говорете по същество.

6. Прикачени файлове

  • Ако прикачвате файлове към и-мейла, опишете ги в съобщението, за да може получателят да провери дали са получени правилно.

7. Проверката

  • Преди да натиснете бутона “изпрати”, прочетете още веднъж съобщението и проверете правописа.
  • Ако не стте доволни, не го изпращайте.
  • Коригирайте го, докато не сте сигурни, че ще постигнете желания ефект.
  • Адресът добавяйте като последна стъпка. Така намалявате шанса да изпратите недовършено съобщение.

Как да сме по-ефективни при работа с входяща кореспонденция?

1. Прочитайте всяко писмо само веднъж       

  • Докато се запознавате с дадено съобщение набелязвайте си на лепящо листче основните точки, които ще трябва да се включат в отговора.
  • По този начин няма да е нужно да ги четете подробно отново, докато пишете обратното писмо.

2.  Пестете време при отговаряне на вътрешна кореспонденция

Например: Ако получите от Ваш колега запитване за наличността на списъковите артикули може да му отговорите по два начина:

  • По Ваше искане приложено изпращам наличността на следните артикули…”, след което да ги изброите със съответните наименования, номера и бройката, намираща се на склад.
  • Много по ефективно ще бъде, ако просто изпишете тази бройка срещу съответния ред на оригиналното съобщение.

3. Делегирайте

  • Нерядко исканата в дадено писмо информация налага да се обърнем за справка към някои от своите подчинени.
  • Вместо само да му възлагаме да събере необходимите сведения, можем да го натоварим с отговорността да състави целия отговор.
  • Това не само ще ни спести време, но и ще даде на въпросния служител ценен опит.

 4. Изхвърляйте ненужното

  • Много от съобщенията, които получаваме са просто копия, пристигащи до нас за сведение от други отдели.
  • Малко вероятно е някога да имаме нужда да ги видим отново.
  • Не ги запазвайте, в повечето случаи направо може да ги изтриете.

Напишете коментар