Спомняте ли си, когато ви питах, каква беше оценката ви на изпита по Комуникация по електронната поща в Университета….Повечето хора се мъчат да си спомнят дали са имали подобен изпит, а други дори не се опитват, защото знаят, че няма такъв предмет и това за съжаление не е било част от учебната програма. Това е жалко, защото на практика голяма част от работното ни време минава в комуникация по мейла. Електронната поща е велико изобретение, което е увеличило ефективността на работата ни неимоверно, но също и отнема голяма част от времето ни и понякога е повод за проблеми и ескалации.
Ще е много трудно да дадем точни правила и норми, за да може всичко с електронната комуникация да е безпроблемно, но ето малко установени в практиката неща, които могат да ни помогнат.
До кого изпращаме имейлите?
Дори и да напишете перфектния мейл това няма да ви помогне, ако не го изпратите на когото трябва. Копирането на точните хора е било винаги основен въпрос и затруднява много хора. Обикновено, когато копираме някой излишно е досадно за получателя ( Защо ме включват в тази комуникация? Все едно си нямам други задачи…), но и много проблеми създава ситуация, в която не копирате ключов човек и това води до неприятности….Като правило, ако искате определен човек да свърши конкретна задача е много по-ефективно ако му изпратите съобщението директно, без много хора в копие.
Изпращането на съобщение до много хора често не предизвиква ответната реакция за свършване на работата, защото хората не го приемат като лична задача или всеки се чуди, дали това трябва да го свърши той или не…Изчислено е, че изпращането на съобщение до много хора намалява с до 90% ефективността на изпълнение на задачата. Копирането на шефа винаги засилва ефекта на съобщенията. Това важи както за похвалите, но и особено за критиката, с което трябва да се внимава.
Напоследък често виждам ситуации, в които мениджъри делегират задачи и дори управляват представянето и обратната връзка към служителите си чрез комуникация по електронната поща. Това може би в някои ситуации е неизбежно, но тук трябва да внимаваме. Много е лесно, служителите да са по-дръзки и да отговарят предизвикателно, когато пишат мейли. Това е много по-лесно. Едва ли биха го направили ако се налага да говорят с вас по телефона или още повече лице в лице. Затова е много по-ефективно да говорите с хората отколкото да пишете мейли в подобни ситуации. А и информацията, която получавате в процеса на пряко общуване е много по-голяма от това, което получавате по мейла.
Комуникация по електронната поща – какви изразни средства използваме?
Важен елемент при писането на мейли е свързан с начина ни на съставяне на изречения. Кратките и прости изречения имат по-силно въздействие и засилват внушението. Сложните и обстоятелствени изречения с много фрази смекчават посланието. Ако искате да изпратите съобщение със силно въздействие и да привлечете вниманието е добре да го правите с кратки изрази и изречения.
Друга тактика, която използвам при комуникация по електронната поща за информиране на голяма група хора е свързана с факта, че никога мейлите не се четат така, както са написани. Дори и да отделите часове за редакция и работа по перфектното съобщение, когато то е изпратено до много хора е много вероятно да има хора или екипи, които не са напълно разбрали какво искате да кажете и дори могат да са напълно объркани. Как да се справим с това? Обикновено, когато ми се налага да пиша подобни съобщения винаги ги изпращам на няколко доверени човека, в зависимост от темата с молба да ги прочетат и да ми дадат обратна връзка, дали всичко е наред и са разбрали всичко. Винаги досега съм получавал много смислени предложения и корекции, за които дори не съм се сетил, но в крайна сметка са важни, за да може съобщението ви да е разбрано правилно.
Когато отговаряте на предизвикателни съобщения или гневни мейли, които могат буквално да ви „вдигнат кръвното“ име едно основно правило-никога не пишете и не отговаряйте на мейли когато сте фрустриран или силно ядосан. Това не е добър знак…Дори препоръчвам да се опитате да се дистанцирате максимално във времето и да премислите спокойно нещата преди да седнете на компютъра и да започнете да пишете. Ще видите, че нещата ще изглеждат много по-различно….
