Защо фирмената e-mail комуникация е толкова важна за бизнеса?
За разлика от разговорите по телефона, имейлите могат да се запазват – било то в електронен вид или като разпечатки, поради което не бива да се отнасяме към тях лекомислено. Според едно скорошно проучване на “Ърнст енд Янг”, 36% от запитаните служители отговарят, че използват имейлът по-чест от всеки друг инструмент за общуване, включително и от телефона.
Как да направим вълнуваща, изразителна и въздействаща e-mail комуникация?
1. Предварително помислете какво възнамерявате да напишете
- Покривайте само едно тема с един e-mail
2. Ако давате инструкции, уверете се, че получателят ще разбере ясно:
- какви действия изисквате от него
- в какъв срок
- на какви интервали да Ви информира за етапа на извършване на възложената работа
- в какви случаи да търси отново взаимодействие с вас
3. Предварително помислете какво възнамерявате да напишете
- Ако отговаряте на запитване, постарайте се да предоставите цялата очаквана от Вас информация.
- Планирайте съобщението също толкова внимателно, колкото и стандартното писмо.
4. Поставяйте съдържателни заглавия
- Вашият кореспондент може да получава десетки, ако не и стотици имейли на ден.
- За да си гарантирате, че ще отдели на Вашето съобщение необходимото внимание, използвайте заглавие, което да привлече погледа му.
- Например:
- “В отговор на Ваш имейл от 25.06”
- “Приходи от продажби за м. юни”
5. Относно съдържанието
- Използвайте къси и енергични изречения.
- Бъдете изчерпателни, кратки и ясни.
- Говорете по същество.
6. Прикачени файлове
- Ако прикачвате файлове към имейла, опишете ги в съобщението, за да може получателят да провери дали са получени правилно.
7. Проверката
- Преди да натиснете бутона “изпрати”, прочетете още веднъж съобщението и проверете правописа.
- Ако не стте доволни, не го изпращайте.
- Коригирайте го, докато не сте сигурни, че ще постигнете желания ефект.
- Адресът добавяйте като последна стъпка. Така намалявате шанса да изпратите недовършено съобщение.
Как да сме по-ефективни при работа с входящата кореспонденция?
1. Прочитайте всeки e-mail само веднъж
- Докато се запознавате с дадено съобщение набелязвайте си на лепящо листче основните точки, които ще трябва да се включат в отговора.
- По този начин няма да е нужно да ги четете подробно отново, докато пишете обратното писмо.
2. Пестете време при отговаряне на вътрешна кореспонденция
Например: Ако получите от Ваш колега запитване за наличността на списъковите артикули може да му отговорите по два начина:
- “По Ваше искане приложено изпращам наличността на следните артикули…”, след което да ги изброите със съответните наименования, номера и бройката, намираща се на склад.
- Много по ефективно ще бъде, ако просто изпишете тази бройка срещу съответния ред на оригиналното съобщение.
3. Делегирайте
- Нерядко исканата в дадено писмо информация налага да се обърнем за справка към някои от своите подчинени.
- Вместо само да му възлагаме да събере необходимите сведения, можем да го натоварим с отговорността да състави целия отговор.
- Това не само ще ни спести време, но и ще даде на въпросния служител ценен опит.
4. Изхвърляйте ненужното
- Много от съобщенията, които получаваме са просто копия, пристигащи до нас за сведение от други отдели.
- Малко вероятно е някога да имаме нужда да ги видим отново.
- Не ги запазвайте, в повечето случаи направо може да ги изтриете.
Повече за обученията ни по и-мейл комуникация можете да намерите в ЕФЕКТИВНА КОМУНИКАЦИЯ.
