Може би сте чували за управление на проблеми върху салфетка?
Имате да решите важен проблем, да отговорите на важен въпрос, да намерите изход от заплетена ситуация…?!
Направете го в паузата, докато другите си почиват, трябва ви само една салфетка и нещо за писане ))) и разбира се точките от 2, 3 и 4, изброени по-долу.
Автор: ВАЛЕРИ ИВАНОВ
Управление на проблеми в 5 стъпки
Стъпка 1 – Осигурете си спокойствие
Обявете почивка, излезте и останете сами, само вие и един лист с големината на салфетка.
Стъпка 2 – Очертайте пространство с осем направления
Представете си салфетката като пространство с осем направления като го разделите с четири линии:
А. Изисквания – вертикално
Б. Продукт – хоризонтално
В. Компетентност – от горе-ляво до долу-дясно
Г. Доставки – от долу-ляво до горе-дясно
Така ще получите по-ясна представа за управление на проблема при разпределяне на съдържанието, от информацията, която притежавате.
Вашата позиция се намира в средата на салфетката. Поставете и позиционирайте проблема или въпроса, който решавате някъде в тази сложна координатна система от четири оси.
Линии или оси за управление на проблеми
А. Изисквания и норми – оста, която свързва изискванията на ръководните и контролни органи от една страна и акционерите или вложилите свои средства и очаквания от друга
Б. Създаване на продукт – линията, свързваща вложените усилия на персонала от едната страна и желанията на онези, за което продуктът е предназначен от другата
В. Компетентност и съдействие – линията, от която можем да очакваме подкрепа от една страна във вид на експертиза, от друга страна с каквато и да е помощ от близки и познати, на която да разчитаме в нужда.
Г. Доставки и осигуряване – това е оста, по която до нас достигат всички суровини, а от друга страна, по която ние достигаме до разпросранение на създаденото от нас.
Накратко, по тези оси се разполагат условностите на обстановката и актуалния контекст на средата, в която съществуваме и в която се очаква да намерим хармоничен отговор при управление на проблеми.
Стъпка 3 – Формирайте три сектора за управление на проблеми
Всяко едно от осемте линейни направления на четирие оси можете да разделите на три сектора:
– Най-близкото до центъра на салфетката е онова, което вие сте или което представлявате.
– Средната част от всяко направление е това, което притежавате или имате на разположение.
– Частта от линията, която се намира най-близо до периферията на салфетката е пространството, в което имате само участие.
Когато позиционирате проблема или въпроса, който имате да решите, виждате и колко близо до вас е той, както и каква част от вашето простанство е в състояние да засегне.
Стъпка 4 – Очертайте оборота на ресурсите за управление на проблеми
В посоката, която смятате, че можете да позиционирате своя проблем или въпросът, който се очаква да решите, очертайте пет кръга – като видове оборот на ресурсите, с които разполагате и сте в състояние да ангажирате с управление на проблема:
– информация
– документи
– пари
– дейности
– активи
От вътрешната страна на всеки кръг поставете вашите налични ресурси, от вън поставете онези, които са ви необходими за да решите задачата.
Представете в тези линии всичко, което сте в състояние да ангажирате в решаването на поставената ви задача. Помислете кое съчетание на ресурси в тези категории най-добре съответства на възможностите, с които разполагате във вашата ситуация.
Помислете кое съчетание ви доближава или кое ви отдалечава от желаното разрешаване на проблема. Съобразете се с контекста на момента и на това място, както и със спецификата на качеството, което е необходимо. Поставете кръговете с ресурси в рамките на позиционирането на проблема в голямата картина на вашето актуално състояние и контекст.
Стъпка 5 – Вашето решение при управление на проблеми
Вашето решение ще бъде качествено и съответно на очакванията за отговор на поставения въпрос, когато решението е формулирано:
- ясно, недвусмислено и конкретно
- последователно, аргументирано и логично
- съдържателно, подкрепено със доказателства и примери
- дава изход от ситуацията, който удовлетворява всички /поне до някъде/
Огледайте го с въпроса дали отговаря на тези критерии.
Вашето решение обикновено се оформя и изниква в процеса на осмисляне и построяване на трите графики, включени в точки 2, 3 и 4 по-горе. Особено когато сте успяли да ги начертаете в усамотение в продължение на не повече от 10 минути. Ако все пак отговорът като резултат не се появи, не се колебайте да поискате отсрочка поради неотложни или лични причини. Опитайте да не давате решение точно тук, точно сега или точно по този начин. Явно решението не е готово и ще се появи, когато повторите стъпките за управление на проблеми отново насаме. Оставете си време и място това да се случи. Все пак света се промяня непрекъснато. Понякога това става за кратко и е доста значима промяна, понякога тя настъпва неочаквано и драстично… Не може да знаете това предварително и точно, но сте длъжни да опитате.
Желаем ви успехът, който заслужавате!
Ако изпитвате неудобство, притеснение и не успявате да се следвате тази кратка процедура, винаги можете да се обърнете към нас, при нас тя работи!
Повече за обученията по Мениджърски умения в: Ефективен мениджмънт
