Как да управляваме задачите си? Често чуваме хората да казват, че нямат възможност да свършат определена работа и времето винаги не им стига. Това не е точно така. Истината е, че ако определена задача не е свършена, то тя не е била на подходящото място в приоритетите на човека…и затова е отложена за по-късно. Въпреки това, понякога ни се иска да имаме няколко часа на разположение в повече от другите или защо не един допълнителен ден, за да приключим всичко. За съжаление, дори и най-ефективните и успели хора, които управляват огромни бизнеси и хиляди задачи имат същото време на разположение, което имаме ние. Все още никой не е успял да купи или да си осигури повече. Как тогава го правят? Има ли някакви изпитани методи или технологии за това?
Със сигурност са много, но днес искам да насоча вниманието ви към един от тях, който може да ни помогне да се справяме за най-кратко време с идващите искания и задачи.
Методът DREAM – как да управляваме задачите си
Идеята е да си изградите бърза и ефективна система за действие при подобни ситуации, когато задачите ви затрупват и е много важно да имаме стандартизирана система. Това е и идеята на метода DREAM, абревиатура, която означава следното:
- Делегирай (Delegate) е първото, което трябва да е на дневен ред, когато нещо се изправи на пътя ни. Мога ли да го делегирам на човек от екипа си? Делегирането не е лесна задача и изисква обучени хора, готови да поемат отговорност и да свършат задачата. Това до голяма степен ще зависи и от нивото на подготовка на екипа ви. Делегирането е начин не само да отхвърляте задачи и да ги свършват вместо вас, но води и до развитие на уменията на хората ви.
- Откажете (Refuse it) – понякога е необходимо да откажем определени задачи, по обективни причини и да ги насочим към правилните хора. Отказването е необходимо, когато сте напълно наясно, че нямате ресурси да свършите нещата в срок и това може да доведе до проблеми. Казването на НЕ не е толкова лесна задача, колкото изглежда. Всеки обича да е заобиколен от хора готови да свършат всяка работа, но в много ситуации да откажем, като се обосновем е по-добре, отколкото да приемем задача, която не може да изпълним…
- Ескалирайте (Escalate) тези задачи, които имат нужда от подкрепа и е необходима намесата на вашия шеф, за да се стигне до бързо и ефективно решение.
- Свършете я (Action it). Ако задачата е нещо, което не е редно да делегирате, насочите към друг или ескалирате – свършете я максимално бързо, без да я поставяте на рафта за изчакване. Това е начин да отмятате бързо неща без да се натрупват в листа ви.
- Осигурете й време (Make a time for it). Разбира се, ще има задачи, които няма да може да отработите веднага, но идеята е да им дадете подходящо място в листа с приоритети, следвайки правилото за Спешност и Важност на задачите. Така ще може да ги планирате и свършите в подходящ момент без стрес и излишни нерви.
Ако опитате да настроите начина си на работа по този метод, за вас ще е винаги ясно, как е най-добре да подходите към всяка задача. В началото е трудно да се научим как да управляваме задачите си, но с времето подходът ви ще се подобри значително и ще бъде много лесно да знаете, какво да правите в рамките на 1 минута.
