Понеже се оказа, че темата за имейл комуникацията е доста обширна, нека споделя още малко за това, как да бъдем по-успешни в нея.
Често получаваме неясни съобщения или искания от шефове или колеги да изпратим определена информация или данни. Случва се дори, подобни искания да не са конкретни и ни се налага да прочетем съобщението 2-3 пъти, за да схванем какво точно се иска…Краткото правило е да не се притеснявате и винаги да питате, ако нещо е неясно в имейл комуникацията или не разбирате, какво трябва да са направи или рапортува. Рискът да ви се скарат, от рода „…пак не си разбрал…“ е далеч по-приемлив от ситуацията, при която след като нещата са се скапали и сте изпратили грешните данни или сте направили нещо неправилно да ви кажат „ …е, като не ти беше ясно, защо не пита….ние за какво сме тук…“
При запитване за информация по имейл - питайте за...
В имейл комуникацията винаги, когато получавам искане за изпращане на данни или определено действие питам, какъв е крайния срок, до кога трябва да се достави. Често от това до голяма степен зависи как да го приоретизирам и организирам изпълнението. Понякога е учудващо, че наглед много спешни рикуести идващи „отгоре“ могат да се изпълнят в дълги срокове, но факта, че идват от високо място за нас е признак, че са много важни и… спешни, а не е така. Даването на срок за изпълнение важи с пълна сили и в ситуации, когато вие искате нещо от колеги или подчинени.
Последното нещо, но не маловажно-винаги се опитвайте да разберете или да искате да ви дадат информация, за какво са необходими данните. Какво имам предвид? Често ни искат различни отчети или информация, за която нямаме идея, как ще се използва и за какво ще служи. Контекстът е много важен. Може определени данни изпратени от вас да се използват за взимане на важни и дори стратегически решения и е особено важно да знаете това. Лично аз отбягвам да репортвам нещо, за което нямам информация къде и как се интерпретира и за какви бизнес процеси служи в организацията.
Познаването на контекста може освен да ви даде информация за същността на работата, която вършите и да и даде смисъл, а също и ще ви помогне да изпратите точно тези данни и коментари към тях, който отговарят на смисъла на репорта. Обяснявайте причините за искане на информация и вие, когато го правите. Така подчинените ви ще знаят идеята и ще бъдат по-силно ангажирани в процеса, а не просто роботи…
Улеснете отсрещната страна в комуникацията
Искането на информация и репорти с данни е много по-лесно, ако изпратите и формата, в който искате това да стане. Практиката в имейл комуникацията често е, че ако не го направите ще получите исканата информация в най-различни формати и файлове и по различен начин. Това означава още време инвестирано от вас, за да обобщите данните и да ги анализирате. Ако обаче изпратите табличка с графи и указания в клетките, какво трябва са попълни задачата ще е много по-ясна и лесна и ще получите сравнително бързо данните така, както ги искате. Лесни за обработка и анализ.
Бъдете конкретни в имейл комуникацията
В имейл комуникацията е важно да бъдете много ясни в това дали очаквате определено действие и конкретни резултати или не. Обикновено, когато получат мейл хората са настроени да действат, но липсата на конкретика ги обърква и демотивира.Не смесвайте темите в мейла. Спазвайте правилото-1 мейл=1 тема. Освен, че това може да обърка или разводни комуникацията подобно смесване не помага и при архивиране и търсене на информация в пощата ви, ако това се налага.
Абзаците в съобщенията трябва са по възможност кратки и с точна информация. Поставете точки, когато имате изброяване на определени процеси и действия. Обикновено, винаги подчертавам или удебелявам ключови думи и фрази, както и важни дати или контакти, които са включени в съобщението.
